Unser Newsletter ist unser wichtigstes Marketinginstrument und gibt uns außerdem die Möglichkeiten, mit Dir in Kontakt zu bleiben und Dich regelmäßig über Neuigkeiten und spannende Themen zu informieren. Daher achten wir darauf, dass der ganze Prozess gut organisiert und effizient läuft.
Hast Du Dich schon mal gefragt, wie unser Newsletter eigentlich entsteht? Falls ja, geben wir Dir heute einen kleinen Einblick in den kreativen und organisatorischen Ablauf, der hinter jeder Ausgabe steckt:
Schritt 1. Die Planung: Kickoff im Happy Monday Meeting
Jeden Montagnachmittag treffen wir uns im Team zum Happy Monday Meeting, um die Woche zu planen. Wir besprechen, wer Zeit und Ideen für einen Artikel hat, und entscheiden, wer sich um die Einleitung kümmert und wer den abschließenden inhaltlichen Qualitycheck übernimmt. Wer möchte, kann sich auch schon vorher über Slack für eine der Aufgaben melden.
Schritt 2. Die Schreibphase: Von der Idee zum Artikel
Nach dem Meeting geht’s ans Schreiben: Die Wingmenschen, die sich für das Schreiben eines Artikels gemeldet haben, machen sich über die Woche verteilt an ihre Texte. Im Schnitt steckt in einem Artikel rund 2,5 Stunden an Recherche- und Schreibarbeit des Autors oder der Autorin. Sobald ein Artikel fertig ist, wird er in ein gemeinsames Google-Dokument hochgeladen. So können alle den Fortschritt sehen und sich austauschen.
Wenn ein Artikel im Dokument steht, gibt die Autorin oder der Autor in Slack Bescheid. So kann ein anderer Wingmensch, der gerade Kapazitäten frei hat, den Artikel durchlesen und verbessern. Wir legen großen Wert auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung, um die Qualität der Artikel von Anfang an hochzuhalten.
Schritt 3. Review und Finalisierung: Der Weg zum "Ready for Publishing"
Die Artikel sollten idealerweise bis Freitag in unserem Google-Dokument gereviewed und “ready for publishing” sein – das bedeutet, dass sie final durchgesehen, korrekturgelesen und gegebenenfalls verbessert wurden. Leider klappt das nicht immer ganz nach Plan, und manchmal gibt es noch Nachzügler, die erst am Montag fertig sind.
Aber keine Sorge – als Werkstudi (das bin ich) kümmere ich mich dann darum, dass alles seinen Weg ins Newsletter-Tool findet. Hier erfolgt eine abschließende Durchsicht, bei der ich die Texte lektoriere und alle technischen Details anpasse. Das bedeutet: Formatierungen, Satzzeichen, Alt-Texte für Bilder und vieles mehr müssen oft noch nachjustiert werden, um den Newsletter technisch perfekt und barrierefrei zu gestalten.
Schritt 4. Qualitätscheck und Testmail: Letzte Schritte vor dem Versand
Nachdem die Artikel in unserem Newsletter-Tool sendy hinterlegt sind, erhalten die beiden Wingmenschen, die sich für den Qualitycheck gemeldet haben, eine Testmail zur Durchsicht. Sie überprüfen den gesamten Newsletter und sorgen dafür, dass alles – von den Texten bis zu den Bildern – perfekt ist. Falls noch Verbesserungen nötig sind, geben sie mir direkt Feedback.
Sobald der Newsletter von den Qualitycheck-Personen abgenommen wurde, ist er bereit für den finalen Versand. Ich plane den Versand dann für den nächsten Morgen und gebe anschließend im Slack-Channel Bescheid, dass der Newsletter „gescheduled“ ist.
Fazit: Ein gemeinschaftlicher Prozess
Unser Prozess zur Erstellung des Newsletters ist ein echtes Teamprojekt: Vom ersten Brainstorming über das Schreiben und gegenseitige Unterstützung bis hin zur abschließenden Qualitätskontrolle arbeiten wir alle Hand in Hand. So stellen wir sicher, dass der Newsletter nicht nur informativ und spannend ist, sondern auch inhaltlich und technisch höchsten Standards entspricht.
Trotz gelegentlicher Nachzügler und der vielen Details, die es zu beachten gilt, sind wir stolz auf das Ergebnis – und freuen uns, wenn auch Du regelmäßig unseren Newsletter liest, deine SEO-Bekanntschaften zum Abonnieren animierst und von den Infos profitierst!